Şantiyeden, depodan veya sevkiyat aracından yeni dönmüş bir saha personelinin elindeki ıslak imzalı irsaliyeler, idari masanın üzerindeki temiz projelere temas ettiği an operasyonel düzen bozulur. Üzerinde toz, yağ veya çamur izi barındıran fiziksel kağıtlar, yalnızca muhasebe ya da satın alma departmanının dikkatini dağıtmakla kalmaz; doğrudan idari mobilyaların yüzey kalitesine ve mekanın düzenine zarar verir.
Evrak trafiği ile kurumsal çalışma alanını birbirinden izole etmek gerekir.
Temiz ve Kirli Alan Ayrımı: Giriş İstasyonları
Üretim ve sevkiyat hacmi yüksek işletmelerde, saha ile ofis arasına fiziksel bir filtre koymak zorunludur. Özellikle yoğun sevkiyat trafiğinde, idari ofiste sahadan gelen evrakları ayrı bir kabul ve tasnif modülünde karşılamak, ana çalışma alanının steril kalmasını sağlar. Saha personelinin idari personelin kişisel masasına kadar girmesi, hem odaklanmayı keser hem de evrak kayıplarını artırır.
Giriş kapısına en yakın noktaya konumlandırılacak 105 cm yüksekliğindeki bir karşılama ya da ayakta kontrol bankosu, gelen evrakın ilk kontrolünün yapıldığı yer olmalıdır. Bu modülde işlenen kağıtlar, taranıp dijitalleştirildikten veya özel şeffaf klasörlere alındıktan sonra ana idari alana sevk edilmelidir.
Masanın temiz kalması, dikkatin dağılmamasını sağlar.
Tasnif Mobilyalarında Malzeme ve Donanım Standartları
Sahadan gelen sert klasörler, metal zımbalar ve sürekli sürtünen dosya kutuları zayıf mobilya yüzeylerini hızla aşındırır. Bu tarz ara transfer noktalarında standart kaplamalar yerine en az 25 mm kalınlığında, çizilmeye ve aseton gibi kimyasal temizleyicilere dirençli melamin veya kompakt laminat tablalar tercih edilmelidir. Kenarlarda kullanılan 2 mm PVC bantlar, köşelerin darbe alıp kabarmasını engeller.
- Ağır Yük Rayları: Gün boyu yüzlerce kez açılıp kapanan arşiv çekmecelerinde standart plastik tekerlekler kısa sürede kırılır. Minimum 45 kg taşıma kapasiteli, frenli teleskopik ray sistemleri kullanılmalıdır.
- Sıvı ve Toz İzolasyonu: Saha evraklarının bırakıldığı çekmecelerin arka ve alt panelleri minimum 18 mm MDF arkalık ile kapatılmalı, zeminle temas plastik veya fırın boyalı metal ayaklarla kesilmelidir.
- Entegre Kablo Kanalları: Hızlı tarayıcıların (scanner) ve barkod okuyucuların bulunduğu istasyonda kablo karmaşası yaşanmaması için masa tablasına gömme alüminyum buat kapakları entegre edilmelidir.
Koltuk Çekme ve Geçiş Payları Nasıl Hesaplanmalı?
Evrak ayrıştırma amacıyla kullanılan yan modüller ile ana yönetici masaları arasında personelin rahat hareket edebileceği net koridorlar bırakılmalıdır. Bir personelin koltuğunu geriye çekip rahatça kalkabilmesi için sırt mesafesinde en az 90 cm boşluk bulunmalıdır. İki çalışma alanı arasındaki ana geçiş aksı ise evrak taşıyan personelin trafiği düşünülerek 120 cm altına düşürülmemelidir.
Çoklu Çalışma Gruplarında (Workstation) Bölücü Paneller
Tek bir açık ofis içinde hem saha koordinasyonu hem de resmi idari işler yürütülüyorsa, Ofis Workstation çözümleri devreye girmelidir. İkili veya dörtlü çalışma istasyonlarının arasına entegre edilecek 35-40 cm yüksekliğindeki melamin veya kumaş kaplı bölücü paneller, evrak yığınlarının diğer personelin görüş alanına girmesini engeller.
Bu panellere asılabilen metal evrak cepleri, sahadan gelen acil irsaliyelerin masa yüzeyini işgal etmeden havada depolanmasına olanak tanır. Böylece masa tablasında en az %30 oranında temiz kullanım alanı açılır.
Yönetici Masalarını Operasyonel Yükten Koruyun
VIP Makam Takımları veya üst düzey Yönetici Takımları, operasyonel evrak tasnifi için tasarlanmamıştır. Bu alanlarda kullanılacak doğal ahşap kaplama veya lake cilalı yüzeyler, zımba telleri ve kaba dosya sırtları yüzünden onarımı güç çiziklerle deforme olur. İdari yönetici odalarında yalnızca nihai imza aşamasına gelmiş, tasnif edilmiş dosyalar kabul edilmelidir.
Yöneticinin kendi çalışma masası haricinde, odanın yan bölümüne eklenecek L şeklinde bir etajer ünitesi ya da kilitli frenli çekmece grubu, beklemedeki belgeleri masa üzerinden uzak tutar.
Fonksiyonel geçiş alanları, yüksek dayanımlı workstation üniteleri ve operasyonel ofis mobilyası koleksiyonları için dekorasyonpost.com üzerinden profesyonel çözümleri inceleyebilirsiniz.
